Por: Abg. Nicolás Gualle - 0998725157
Para muchos trámites
legales, ya sean de carácter público o privado, se requiere acudir ante una
Notaría, puede ser para realizar un reconocimiento de firmas, protocolizar un
instrumento público, realizar una declaración juramentada, etc.
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En este contexto, es
necesario conocer qué tipo de actos y trámites podemos realizar en una Notaría
Pública (muchos de ellos con la asesoría y firma de un abogado), y así solucionar una gran cantidad de situaciones legales. En este documento
vamos a revisar el artículo 18 de la Ley Notarial en vigencia, que es de
conocimiento y uso públicos. Cualquier consulta o asesoría jurídica, les
atenderemos con mucho gusto agendando una cita, escríbanos al correo
electrónico: nicoegaabogacia@gmail.com
, o al whatsapp 0998725157.
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Ley
Notarial
Art.-18.-Son
atribuciones exclusivas de los notarios, además de las constantes en otras
leyes:
1.-Autorizar
los actos y contratos a que fueren llamados y redactar las correspondientes
escrituras, salvo que tuvieren razón o excusa legítima para no hacerlo;
2.-Protocolizar
instrumentos públicos o privados por orden judicial o a solicitud de parte
interesada patrocinada por abogado, salvo prohibición legal;
3.-Autenticar
las firmas puestas ante el en documentos que no sean escrituras públicas;
4.-Dar
fe de la supervivencia de las personas naturales;
5.-Certificar
documentos bajo las siguientes modalidades:
a) Dar fe de
la exactitud, conformidad
y corrección de
fotocopias certificadas o de documentos que se exhiban en originales
conservando un ejemplar con una nota respectiva en el libro de certificaciones
que se llevará para el efecto.
b) La o el Notario a
través de su firma electrónica podrá otorgar copias electrónicas certificadas
de un documento físico original o de un documento electrónico original. Además
podrá conferir copias físicas certificadas de un documento electrónico
original.
6.-Levantar protestos
por falta de
aceptación o de
pago de letras
de cambio o
pagarés a la
orden particularizando el acto pertinente conforme a las disposiciones
legales aplicables, actuación que no causará impuesto alguno;
7.-Intervenir
en remates y sorteos a petición de parte e incorporar al Libro de Diligencias
las actas correspondientes, así como
las de aquellos
actos en los
que hubieren intervenido
a rogación de parte y que no requieran de las
solemnidades de la escritura pública.
8.-Conferir
extractos en los casos previstos en la Ley; y,
9.-Practicar
reconocimiento de firmas.
10.-Receptar la
declaración juramentada del
titular de dominio,
con la intervención
de dos testigos idóneos que
acrediten la necesidad
de extinguir o
subrogar, de acuerdo
a las causales
y según el procedimiento previsto por la Ley, el
patrimonio familiar constituido sobre sus bienes raíces, en base a lo
cual el Notario
elaborará el acta
que lo declarará
extinguido a subrogado
y dispondrá su anotación al margen de la inscripción
respectiva en el Registro de la Propiedad correspondiente;
En los
casos en que
el patrimonio familiar
se constituye como
mandato de la
Ley, deberá adicionalmente
contarse con la aceptación de las instituciones involucradas;
11.-Receptar la
declaración juramentada del
titular de dominio
con intervención de
dos testigos idóneos que
acrediten que la persona que va a donar un bien, tenga bienes suficientes
adicionales que garanticen su
subsistencia, lo cual
constará en acta
notarial, la que
constituirá suficiente documento
habilitante para realizar tal donación.
12.-Receptar
la declaración juramentada de quienes se creyeren con derecho a la sucesión de
una persona difunta, presentando
la partida de
defunción del de
cujus y las
de nacimiento u otros
documentos para quienes
acrediten ser sus
herederos, así como
la de matrimonio
o sentencia de reconocimiento de
la unión de hecho del
cónyuge sobreviviente si los hubiera.
Tal declaración con los referidos instrumentos, serán
suficientes documentos habilitantes para que el Notario conceda la posesión
efectiva de los bienes pro indiviso del causante a favor de los peticionarios,
sin perjuicio de los derechos de
terceros. Dicha declaración
constará en acta
notarial y su
copia será inscrita
en el Registro de la Propiedad
correspondiente;
13.-Tramitar
la solicitud de disolución de la sociedad de gananciales de consuno de los
cónyuges, previo reconocimiento de
las firmas de
los solicitantes ante
el Notario, acompañando
la partida de matrimonio
o sentencia de
reconocimiento de la
unión de hecho.
Transcurridos diez días
de tal reconocimiento el
Notario convocará a
audiencia de conciliación en
la cual los
cónyuges, personalmente o por medio de apoderados ratificarán su
voluntad de declarar disuelta la sociedad de gananciales formada
por el matrimonio
o unión de
hecho. El acta
respectiva se protocolizará
en la Notaría y su copia se inscribirá
en el Registro Civil correspondiente, particular del cual se tomará nota al
margen del acta protocolizada;
14.-Autorizar la
venta en remate
voluntario de bienes
raíces de personas
menores que tengan
la libre administración de
sus bienes cumpliendo
las disposiciones pertinentes
de la Sección
Décima Octava del Título Segundo del Código de Procedimiento Civil;
15.-Receptar
informaciones sumarias y de nudo hecho;
16.-Sentar razón
probatoria de la
negativa de recepción
de documentos o
de pago de
tributos por parte de los
funcionarios públicos o agentes de recepción;
17.-Protocolizar las
capitulaciones matrimoniales, inventarios
solemnes, poderes especiales, revocatorias de poder que los
comerciantes otorgan a sus factores y dependientes para administrar negocios;
y,
18.-Practicar mediante
diligencia notarial, requerimientos para
el cumplimiento de la promesa
de contrato como para la entrega de cosa debida y de la ejecución de
obligaciones.
De registrarse
controversia en los
casos antes mencionados,
el notario se
abstendrá de seguir tramitando la petición respectiva y
enviará copia auténtica de todo lo actuado a la oficina de sorteos del cantón
de su ejercicio, dentro del término de tres días contados a partir del momento
en que tuvo conocimiento del particular, por escrito o de la oposición de la
persona interesada, para que después del correspondiente sorteo se radique la
competencia en uno de los jueces de lo Civil del Distrito.
19.-Proceder a
la apertura y
publicación de testamentos
cerrados. Para el
efecto, el que
tenga o crea tener interés en la
sucesión de una persona, puede solicitar al notario, ante quien el causante otorgó el
testamento y lo
haya conservado en
su poder, proceda
a exhibirlo para
su posterior apertura y
publicación en la fecha y hora que para tal propósito señale. En su petición el
interesado indicará adicionalmente, el nombre y dirección de otros herederos o
interesados que conozca, y que se
disponga de una
publicación, en un
medio de prensa
escrito de amplia
circulación local o nacional, para los presuntos beneficiarios.
Trascurridos no menos de treinta días, en la fecha y hora señalados, previa
notificación a los testigos instrumentales, el notario levantará un acta
notarial en la que dejará constancia
del hecho de
haberlo exhibido a
los peticionarios la
cubierta del testamento, declarando si así corresponde,
adicionalmente junto con los comparecientes, que en su concepto la cerradura,
sellos, lacras o marcas no presentan alteración alguna.
En la diligencia
notarial, a la que se permitirá el acceso a todo interesado que justifique un
presunto interés en el
contenido del testamento,
de presentarse oposición
a la práctica
de esta diligencia,
el notario oirá la exposición. En este evento, elaborará un acta con los
fundamentos de la oposición y la enviará
a conocimiento de
juez competente, cumpliendo
el procedimiento de
ley, ante quien
se deberá llevar a efecto el juicio de apertura y publicación de
testamento cerrado de conformidad con las normas previstas en los Códigos Civil
y de procedimiento Civil.
De no presentarse
oposición, el notario procederá a efectuar el reconocimiento de firmas y
rúbricas de los testigos instrumentales, así
como de que
la cubierta y
el sobre que
contiene el testamento cerrado del
testador, es el
mismo que se
presentó para su
otorgamiento al notario.
De no presentarse todos los
testigos instrumentales, el notario abonará las firmas de los testigos
faltantes con una confrontación
entre las que
aparecen en la
carátula con las
que constan en
la copia de la misma que
debe reposar en los protocolos
de la notaría,
según lo dispone
el artículo 25
de la Ley Notarial.
El notario actuante
confrontará la firma
del notario que
ejercía el cargo
al momento de su otorgamiento
con su firma constante en otros instrumentos notariales incorporados en el
protocolo.
En el
caso de que
la cubierta del
testamento presentare notorias
alteraciones que haga
presumir haberse abierto, el notario luego de proceder a la apertura y
publicación del testamento, levantará el acta pertinente haciendo constar estos
particulares y remitirá todo lo actuado al juez competente. En estos casos
el testamento únicamente
se ejecutará en
virtud de sentencia
ejecutoriada que así lo
disponga.
La diligencia
concluye con la suscripción del acta de apertura y lectura del testamento, al
cabo de lo cual todo lo
actuado se incorporará
al protocolo del
notario, a fin
de que otorgue
las copias respectivas;
20.-Será facultad
del notario proceder
al registro de
firmas de funcionarios
y representantes de personas jurídicas, siempre y cuando haya
petición de parte y el notario tenga conocimiento pleno de quien registra
su firma. El
documento que contenga
la certificación de
firma en virtud
de este procedimiento de
registro, gozará de
autenticidad, pero no
tendrá los efectos
probatorios de instrumento
público, para cuyo efecto se procederá de conformidad con lo previsto en el
artículo 194 del Código de Procedimiento Civil.
Nota: Numeral
7 reformado por
Ley No. 62,
publicada en Registro
Oficial 406 de
28 de Noviembre del 2006 .
21.-Autorizar los
actos de amojonamiento
y deslinde en
sectores rurales, que
a petición de las
partes, siempre que
exista acuerdo, tengan
por objeto el
restablecimiento de los
linderos que se hubieren
oscurecido, desaparecido o
experimentado cualquier cambio
o alteración, o
en que se deban fijar por primera vez la línea de separación
entre dos o más inmuebles, con señalamiento de linderos. Al
efecto, se señalará
fecha y hora
para la diligencia,
a la que
concurrirán las partes,
que podrán designar perito
o peritos, quienes
presentarán sus títulos
de propiedad y
procederán a señalar e
identificar lugares, establecer linderos y dar cualquier noticia para
esclarecer los hechos.
De esta diligencia se
levantará un acta, siempre y cuando exista conformidad de todas las partes, la que se
agregará al protocolo
del notario y
de la cual
se entregará copias
certificadas a las
mismas para su catastro municipal e inscripción en el Registro de la
Propiedad correspondiente.
De presentarse
oposición, el notario
procederá a protocolizar
todo lo actuado
y entregará copias
a los interesados, para
que éstos, de
considerarlo procedente, comparezcan
a demandar sus pretensiones de derecho ante los jueces
competentes;
22.-Tramitar
divorcios por mutuo consentimiento, únicamente en los casos en que los cónyuges
no tengan hijos menores de edad o bajo su dependencia. Para el efecto, los
cónyuges expresarán en el petitorio,
bajo juramento, lo
antes mencionado y
su voluntad definitiva
de disolver el
vínculo matrimonial, mismo que
deberá ser patrocinado
por un abogado
en libre ejercicio,
cumpliendo adicionalmente en la petición, lo previsto en el artículo 107
del Código Civil. El notario mandará que los comparecientes reconozcan sus
respectivas firmas y rúbricas y fijará fecha y hora para que tenga lugar la
audiencia, dentro de un plazo
no menor de
sesenta días, en
la cual los
cónyuges deberán ratificar de
consuno y de viva voz
su voluntad de
divorciarse. El notario
levantará un acta
de la diligencia en la que
declarará disuelto el vínculo matrimonial, de la que debidamente protocolizada,
se entregará copias
certificadas a las
partes y se
oficiará al Registro
Civil para su
marginación respectiva; el Registro
Civil a su
vez, deberá sentar
la razón correspondiente de
la marginación en una
copia certificada de
la diligencia, que
deberá ser devuelta
al notario e
incorporada en el protocolo respectivo. El sistema de correo
electrónico podrá utilizarse para el trámite de marginación señalada en
esta disposición. Los
cónyuges podrán comparecer
directamente o a
través de procuradores especiales.
De no realizarse
la audiencia en
la fecha designada
por el notario,
los cónyuges podrán solicitar
nueva fecha y
hora para que
tenga lugar la
misma, debiendo cumplirse dentro del término de 10 días
posteriores a la fecha en la cual debió celebrarse originalmente. De no darse
la audiencia, el notario archivará la petición;
23.-Proceder
a la liquidación de sociedad de bienes o de la sociedad conyugal, para este
efecto, sin perjuicio de la
facultad jurisdiccional de
los jueces de
lo civil, los
cónyuges o ex-cónyuges,
o los convivientes vinculados
bajo el régimen
de la unión
de hecho, según
el caso, podrán
convenir mediante escritura pública,
una vez disuelta
la sociedad conyugal
o la sociedad
de bienes que se
haya formado como
consecuencia de la
unión de hecho,
la liquidación de
la sociedad de
bienes.
Este convenio
se inscribirá en el Registro
de la Propiedad
correspondiente cuando la
liquidación comprenda bienes inmuebles,
y en el
Registro Mercantil cuando
existieren bienes sujetos
a este Registro. Previamente
a la inscripción,
el notario mediante
aviso que se
publicará por una
sola vez en uno de los periódicos
de circulación nacional en la forma prevista en el artículo 82 del Código de Procedimiento
Civil, hará conocer la liquidación de la sociedad conyugal o de la sociedad de
bienes de la unión de hecho, para los efectos legales consiguientes.
Transcurrido el término de veinte días desde
la publicación y
de no existir
oposición, el notario
sentará la respectiva
razón notarial y dispondrá
su inscripción en
el registro o
registros correspondientes de los lugares
en los que se
hallaren los inmuebles
y bienes objeto
de esta liquidación.
De presentarse oposición,
el notario procederá a
protocolizar todo lo
actuado y entregará
copias a los
interesados, para que
éstos, de considerarlo procedente,
comparezcan a demandar
sus pretensiones de
derecho ante los
jueces competentes;
24.-Autorizar la
emancipación voluntaria del
hijo adulto, conforme
lo previsto en
el artículo 309
del Código Civil. Para este efecto, los padres comparecerán ante el
notario a dar fin a la patria potestad, mediante declaración de voluntad que
manifieste esta decisión, la que constará en escritura pública, donde además
se asentará la
aceptación y consentimiento expreso
del hijo a
emanciparse. A esta escritura pública se agregará como
habilitantes los documentos de filiación e identidad respectivos, y las declaraciones
juramentadas de dos
testigos conformes y
sin tacha, que
abonen sobre la conveniencia o utilidad que percibiría el
menor adulto con esta emancipación. El notario dispondrá la publicación de la
autorización, por una sola vez en la prensa, cuya constancia de haberse
publicado se incorporará en el protocolo, con lo cual entregará las copias
respectivas para su inscripción en los Registros de la Propiedad y Mercantil
del cantón en el que se hubiere hecho la emancipación;
25.-Tramitar la
petición de declaratoria
de interdicción para
administrar los bienes
de una persona declarada reo por sentencia
ejecutoriada penal; para el efecto se adjuntará la sentencia ejecutoriada. En
el acta que establezca la interdicción, se designará un curador;
26.-Solemnizar
la declaración de los convivientes sobre la existencia de la unión de hecho,
previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 222 del
Código Civil. El Notario levantará el acta respectiva, de la que debidamente
protocolizada, se conferirá copia certificada a las partes; y,
27.-Declarar la
extinción de usufructo,
previa la justificación
instrumental correspondiente y de acuerdo
con las reglas del Código Civil, a petición del nudo propietario en los casos
siguientes:
a) Por muerte del
usufructuario;
b) Por llegada del
día o cumplimiento de la condición prefijados para su terminación; y,
c) Por renuncia del
usufructuario.
28.-Practicar mediante
diligencia notarial, notificaciones de
traspaso o cesiones
de derechos o créditos personales en la forma prevista en
el artículo 95 del Código de Procedimiento Civil, la cual se hará en persona o
por tres boletas en el domicilio del deudor, a quien se entregará una boleta en
que conste la nota de traspaso y se determinen el origen, la cantidad y la
fecha del crédito. Si el título fuere una escritura pública, se indicará,
además, el protocolo en que se haya otorgado, y se anotará el traspaso al
margen de la matriz, para que éste sea válido.
29.-Aprobar
la constitución o reforma de sociedades civiles y mercantiles y demás actos
atinentes con la vida de estas, y oficiar al Registrador Mercantil para su
inscripción, cuando no corresponda a la Superintendencia de Compañías, Valores
y Seguros.
30.-Autorizar
la inscripción de matrículas de comercio en el registro pertinente.
31.-Requerir
a la persona deudora para constituirla en mora, de conformidad con el artículo
1567 del Código Civil.
32.-Receptar
la declaración juramentada sobre estado civil de las personas cuando estas lo
requieran, con el objetivo de tramitar la posesión notoria del estado civil.
33.-Tramitar
la caución e inventario en el usufructo, para determinar que esta sea
suficiente para la conservación y restitución del bien que se trate y para el
inventario solemne.
Para el efecto, se
acompañará a la solicitud, el documento que acredite el avalúo pericial o el
inventario, dependiendo el caso, realizado por uno de los peritos acreditados
por el Consejo de la Judicatura.
34.-Solemnizar
la designación de administrador común, mediante la declaración de las partes,
lo que se legalizará con la correspondiente petición y reconocimiento de la
firma de los solicitantes.
35.-Solemnizar
el desahucio, de acuerdo con lo previsto en la Ley de Inquilinato y el Código
Civil. La o el interesado en el desahucio dirigirá una solicitud a la o al
notario, acompañando prueba de su pretensión. Recibida la solicitud y los
documentos que se acompañan a ella, la o el notario notificará a la o al
desahuciado de conformidad con las reglas para la citación personal o por
boletas previstas en el Código Orgánico General de Procesos.
36.-Inscribir
contratos de arrendamiento para lo cual cada notaría llevará un archivo
numerado y cronológico.
37.-Solemnizar
la partición de bienes hereditarios mediante la declaración de las partes, lo
que se legalizará con la correspondiente petición, reconocimiento de la firma
de los solicitantes y los documentos que acrediten la propiedad del causante
sobre los bienes.
38.-La o
el notario notificará, a petición de parte, la revocatoria de mandato o poder,
siempre que el domicilio de la persona por notificarse se encuentre dentro del
cantón o jurisdicción territorial en el que ejerce sus funciones. La notificación
se efectuará de conformidad con las reglas para la citación en persona o por
boletas establecidas en el Código Orgánico General de Procesos.
En estos casos y en
el previsto en el artículo 81 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, de existir controversia, las y los interesados podrán
demandar sus pretensiones por vía sumaria. Para el efecto, la o el notario a
petición de parte, protocolizará y entregará en el plazo de tres días las
copias de todo lo actuado.”
Como podemos ver, son
muchos los trámites que se pueden (y en algunos casos deben), realizar en una
Notaría, algunos de manera personal e individual, otros como simples contratos
entre privados, otros con el auspicio y la firma de un profesional del derecho.
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Abg. Nicolás
Gualle
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exelente informacion
ResponderEliminarMuy amable. El conocimiento jurídico, al servicio de la sociedad.
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